Сегодня я хочу поговорить о совещаниях и о своем отношении к ним.
Проблема. Буду краток. Совещания – абсолютное зло!
Мысли. Предположим, что у нас есть еженедельное совещание, на котором собираются 5 директоров и обсуждают ход проектов за прошедшую неделю.
Пять самых дорогих специалистов компании вместо того, что бы решать реальные задачи, сидят и два часа и занимаются говорильней. Как правило, такие встречи организованы по плану «один говорит – все слушают». Причем, мне, как техническому директору, может быть совсем неинтересно, как у нас идет продвижение на новый рынок. Нет, конечно, это интересно, но не настолько, что бы тратить свои два продуктивных часа каждую неделю.
Да и скорее всего это будет не два часа. Надо сначала подготовиться к совещанию, а по его окончанию – зафиксировать результаты. Плюс время на переключение между задачами.
Запросто получается, что двухчасовое совещание может «съесть» половину моего рабочего дня в неделю. И так по всем пяти директорам. Получается, два с половиной дня в неделю самого дорогого времени специалистов мы тратим на бюрократию.
Обычно на совещании я трачу 10-15 минут на свое выступление и ответы на вопросы, все остальное время я не знаю, куда себя деть и чем заняться. Все насущные вопросы с присутствующими я решаю в рабочем прядке.
Я стараюсь привить своим ребятам понимание того, что полезность встречи обратно пропорциональна количеству участников. Количество встреч должно быть минимальным, количество участников – минимально необходимым, и уже если без собрания не обойтись, то у него должен быть четкий регламент и четкая цель, чтобы совещание не превращалось в базар.
Если же необходимо провести совещание на несколько человек, то необходимо проконтролировать следующие моменты:
Практика. Как же контролировать ход проектов, если отказаться от совещаний? Автоматизированной системой по проектам. Веб-интерфейс с таблицей, в которой собраны все критичные для бизнеса проекты. Их будет не так много, если вы работаете не в Газпроме :) По каждому проекту заводится подзадача – ближайших чекпойнт. Его и отслеживаем.
Не стоит загонять весь план по проекту в систему – это усложнит внесение изменений и будет отнимать много времени. А так – проект и подзадача, все просто, ясно и наглядно.
Как правило, реализовать такую автоматизированную систему и довести ее до соответствия именно вашим нуждам в софтверной компании не займет больше одного человекомесяца.
Все просто, начните с требований и их формализации в виде Visio-макетов, отдайте их программисту, через несколько недель получите первую версию проекта. «Допилите» ее за пару недель, и все, profit!
Если вы решаете только технические задачи, то имеет смысл посмотреть в сторону готовых систем постановки задач, например, Trac или Jira. Но такие системы, как правило, тяжело приживаются в бизнес-направлениях компаний.
Вывод. Выводы аналогичны выводам на счет отчетности. Минимальное количество встреч, минимальное количество участников этих встреч, четкий регламент встречи.
Перейти к следующей заметке «#16. О планировании работы технического департамента «с нуля»»
