В этой заметке я хочу рассказать о том, какие типы отчетности я использую, чтобы быть в курсе, но в то же время не надоедать.
Проблема. Совсем без отчетности нельзя, потому что в случае большого количества проектов будет потерян контроль над работой команды, но и чрезмерная отчетность отвлекает сотрудников от работы, создает ненужную атмосферу избыточного контроля.
Мысли. Я взял на вооружение правило, что отчетность должна быть минимально достаточной.
Я никогда не кошмарил своих ребят ежедневными отчетами. Мои отчеты – раз в неделю. Но требую их обязательно и в срок. Отчетность и посещаемость это две формальные вещи, за которыми я слежу, потому что их требуют с меня.
Отчеты моих сотрудников состоят из следующих пунктов:
Если человек работает над одним проектом, то отчет состоит из одной строчки.
Могу попросить дополнительный внеочередной отчет в свободной форме, если с проектом наблюдаются какие-то трудности, но стараюсь в детали без надобности не лезть.
При управлении своим департаментом и при ведении ИТ-проектов я применяю матричную структуру управления. Если быть точнее, это строгая матрица.
Помимо древовидной структуры департамента с разбиением на группы, возглавляемые руководителями, у меня предусмотрено деление на проектные группы во главе с руководителями проектов.
Собственно, всю ответственность за проекты несут руководители проектов, и основной мой контроль направлен именно на них. Я не контролирую работу каждого сотрудника, а отслеживаю чекпойнты выполнения проектов. В случае каких-то проблем – подключаюсь.
Этот подход позволяет дать сотрудникам свободу действий, не вмешиваться в детали, но в тоже время быть в курсе основных событий.
Практика. Отмечу один противоречивый момент. На заре своей карьеры, когда работал программистом в одной из компаний, руководитель требовал от меня отчетность каждый день. Сначала это воспринималось мной в штыки, но потом я втянулся. Эта практика очень дисциплинирует и заставляет на работе именно работать. Почему-то по первости это не очень очевидно :) Я считаю, что именно ежедневные отчеты научили меня по-настоящему работать!
Вывод. Старайтесь не перегружать команду отчетностью. Рекомендую следовать правилу, что отчетность должна быть минимально необходимой.
Перейти к следующей заметке «#15. О совещаниях»
